泰州学院

泰州学院纸质档案数字化加工服务项目询价通知书

发布时间:2017-06-15  浏览次数:

泰州学院拟将学校纸质档案进行数字化加工,现将该服务采用询价方式进行公开采购,欢迎有资格的服务商前来参加本次询价采购活动。具体内容如下:

项目概况

1.项目名称:纸质档案数字化加工服务项目

2.采购编号:TZXYZBCG20170525-1

3.采购预算:14.8万元

二、投标商资质

1.投标商须符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条、《中华人民共和国政府采购法实施条例》第十七条的规定;

2.投标商必须是中国境内注册的具有独立承担民事责任能力的企事业法人单位,须具有没有任何产权、经济等纠纷的数字化加工平台;

3.投标人经营范围须包含数字化加工相关信息内容,具备档案整理、档案数字化售后服务能力;

4.本次招标不接受联合体投标;

5.本次招标必须由法定代表人或其委托代理人(具有法定代表人签署的授权书)参加。

三、业务需求

项目内容及说明

1.主要环节包括:

调档交接、档案前处理、档案扫描、图像处理、图像存储、条目著录、后期整理装订、质量自检、档案归还等,加工过程中需要确保档案及其档案信息的安全保密。最终与当前档案系统数据挂接。具体要求说明见附件。

2.数字化扫描页数:折算成A4纸约为35万页(具体以实际数字化的数量核算)

具体统计如下:

原泰州师范【1980-2001党政】约3万页;原泰州师范【1953-1999教学】约1万页;原泰兴师范【1956-2000文书】约6万页;泰州学院(含泰州师专)【党群】约2万页、【行政】约5万页、【教学】约11万页、【科研、基建、设备、财会报表及其他等】约7万页

附件:档案数字化加工说明:

(一)加工内容与数量

本次加工内容为泰州学院档案室馆藏档案中的纸质档案,扫描加工数量约35万页(其中大部分为A4幅面)

(二)加工环节与质量要求

主要工作环节包括:调档交接、档案前处理、档案扫描、图像处理、图像存储、条目著录、后期整理装订、质量自检、档案归还等,加工过程中需要确保档案及其档案信息的安全保密。最终与当前档案系统数据挂接。各工作环节要求如下:

1、调档交接:服务方应指定专人按照与泰州学院档案馆(室)共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档,并与招标方指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作,并做好移交记录。

2、档案前处理:在扫描之前,必须逐卷、逐份对档案进行检查核实,区分扫描件与非扫描件,并察看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象,进行相应修改,并根据档案的实际情况,按下述步骤对档案进行适当整理,并视需要做出标识,确保档案数字化质量。

(1)目录数据准备:按照《档案著录规则》(DA/T18)等有关要求,规范档案中的目录内容,包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等,并要求将目录全部重新摘录出来,进行相应处理。

(2)拆除装订:在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

(3)档案前处理登记:制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数等情况。

3、档案扫描:

(1)扫描方式:根据档案幅面的大小(A4A3)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。主要采用平板扫描方式。

(2)扫描色彩模式:扫描模式采用彩色模式进行扫描。

(3)扫描分辨率:扫描分辨率要求200dpi及以上。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。

(4)扫描登记:认真填写加工流水表单,登记扫描的页数,核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交泰州学院审核同意后,进行处理。

4、图像处理:

(1)纠偏:对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,图像偏度不得大于1度,图像拼接处信息要完整,不能缺少任何信息。

(2)去污:对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

(3)图像拼接:对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,要进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性。

5、图像存储

(1)存储格式:主要以可搜索的双层PDFJPEG格式存储保存(基建图纸保存为TIFF格式)。

(2)图像文件的命名:以目录数据库内该文件档号对应扫描图像建立文件夹,并对文件夹内图像文件进行命名,建立起一一对应关系,为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件。(扫描的图片,如果不上传的话,则根据需要建立一个Excel文件,包含文件的档号,以及文件的正题名来显示文件的内容)

6、条目著录:需要包括扫描的电子图片文件的条目著录,并按照要求进行各类案卷目录和卷内文件目录的排版、打印,建立档案目录数据库。著录的错误率应小于千分之一。

7、后期整理装订

在完成扫描后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,要保持档案的排列顺序不变,不得漏页、错页,不压字,装订牢固、不掉页,做到安全、准确、无遗漏。

8、质量自检:加工单位必须建立严格的质量检测体系,对加工的数据进行自检,自检达到数据质量标准的,才能递交招标人验收。

9、档案归还

应对需要归还的档案实体进行自检,必须对档案实体进行逐卷清点,按数量、状况、与顺序等进行检查,如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报泰州学院档案馆(室)进行处理;顺序错误、卷间文件颠倒等情况,要求重新进行处理,合格率要求100%

10、数据备份

(1)备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

(2)备份方式

为保证数据安全,扫描加工后的电子文件需要提交档案级光盘存储,并存储至客户指定硬盘做备份之用,对光盘质量标准如下:

光盘片制作三份,数据分别刻录为可搜索的双层PDFJPEG格式,并刻录相应的软件和说明。

同一件(卷)实体,不跨越二片DVD片号(如:同一件(卷)档案页数需在同一DVD片内)

档案影像文件存于符合标准的单片包装光盘片,并存放在单片光盘盒中,提供光盘内容说明,包括刻录时间、编号、种类、条形码、套别和文件类型等。

光盘表面标示光盘片编号,单片包装盒上注明光盘内目录索引信息。

在光盘片刻录完成后,与影像档案进行比对一次,以确保档案资料无遗漏及正确性。

光盘刻录人员对于所有光盘片序号进行管理与记录。

光盘由加工单位提供,数据备份至硬盘,该硬盘可由我校提供。

(3)数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

(4)备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理。

(5)备份登记

填写数字化备份管理登记表单。

11、数字化成果管理

应加强对数字化成果的管理,确保其安全、完整和长期可用。最终与当前档案系统数据挂接。

验收要求

1、加工单位数据自检合格后,递交招标人验收。数据验收首批以5万幅为单位,验收合格后以15万幅为单位,分批由加工单位自检合格后提交。

2招标人对加工单位目录与图像挂接完毕的数据进行验收。数据验收以抽检方式进行,抽检比例为10%,要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到98%(含)以上予以验收通过,并填写《纸质档案数字化验收登记表》,做好验收记录。抽检合格率在95%以下,提交验收数据全部发回加工单位全面自检,直至达到验收要求。

3、档案实体验收必须逐卷清点,按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查,如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任;顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错,合格率达到98%(含)以上予以验收通过。

4、数据验收合格后,加工单位需将刻录的DVD光盘和存储硬盘数据备份移交给招标人,并且保证能够与泰州学院档案室现有的档案管理系统进行全文自动按规则挂接,进入系统中管理

时间要求

要求100个日历日内完成。

安全要求

严格遵守国家档案局办公室档办发〔2014〕7号《档案数字化外包安全管理规范》及招标人的有关规定。档案扫描工作必须在招标人指定的场所内进行。施工单位需确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案,如有违法者,将追究法律责任。施工单位应做到:

    1、与项目工作人员签订保密协议,加强对工作人员的保密教育。并提供进场人员身份证复印件。

    2、建立严格的保密制度,加强管理,杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

    3、不同的工序之间要采取措施,杜绝泄密事故的发生。

    4、扫描加工场地的安全及保密措施,具备保密设施,保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统,实时监控工作人员的操作过程,统一记录保存。

    5、分批验收进行数据移交时,工作站上的数据必须在招标人工作人员的现场监督下销毁,同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。

6、不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备(含手机等)。

7、工程结束后归还泰州学院提供的数字化加工设备。

应遵循的业务标准

(一)管理性标准规范

1.《中华人民共和国保守国家秘密法》

2.《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

3.《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4)

4.《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51)

5.《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1)

(二)业务性、技术性标准规范

1.《中华人民共和国档案法》;

2.《文书档案案卷格式》(GB9705—88)

3.《电子文件归档与管理规范》(GBT 18894—2002)

4.《档案交接文据格式》(GBT1 3968—92)

5.《中央档案馆(室)档案接收标准》

6.《国家行政机关公文格式》(CBT 9704—1999)

7.《纸质档案数字化技术规范》(DAT 31—2005)

8.《照片档案管理规范》(CBT 11821—2002)

9.《中国档案机读目录格式》(CBT 2016 3-2006)

10.《档案著录规则》(DAT 18—1999)

11.江苏省文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》(DB321/5052002

(七)其他事宜

1. 本次数字化加工设备除了扫描处理过程中的硬盘由我校提供外,其他设备均由加工单位配置;

2. 其他未尽事宜由泰州学院作出解释或按按泰州学院相关要求处理。

四、投标报价

                          投标报价表

投标单位公章:

序号

名称

规格

数量

投标单价(元)

投标合计(元)

备注

1

2

投标总价:元

法定代表人或其授权代表签字:

注:1.所有价格用人民币表示(含税价)

2.报价应包括但不限于材料配件,运费、税费,更换、调试、检测等费用,及其它涉及投标、合同签订、合同履行等必不可少的材料和费用。用户不再支付报价之外的任何费用。

3.所有报价应是唯一的,询价小组不接受任何有选择的报价如果单价与数量的乘积之和与总价不一致时,以单价为准进行修正只有在询价小组认为单价有明显的小数点错误时,才能以标出的总价为准,并修改单价。大写与小写一致时,以大写为准进行修正。供应商拒绝修正的,其响应文件应作无效响应文件处理。

五、交货与验收

1.交货时间及方式:签订合同后100日内成交供应商根据采购人的要求完成到位,调试合格。

2.验收:

①验收依据:国家、省及行业有关标准、规范,询价通知要求、响应文件、技术标准说明等为验收依据。响应文件、技术标准说明与国家、省及行业有关标准、规范、询价通知不一致的,以国家、省及行业有关标准、规范和询价通知书为准。

②货物验收标准:成交供应商根据本询价通知书要求完成后,采购人组织专业技术人员进行功能方面的验收,检测是否满足询价通知书中的各项要求。

③服务商提出验收申请后,采购人需在7天内组织专业技术人员及相关部门进行货物功能验收,否则视同验收通过并签收。

六、付款方式

经采购人验收合格后,按采购部门申请单开具发票付款。

七、响应文件至少应包含以下材料

1.供应商《企业法人营业执照》或事业法人证书(复印件加盖供应商公章,原件备查);

2.供应商法定代表人证明文件(附法定代表人身份证复印件),法定代表人授权委托书原件(仅当非法定代表人签署询价文件时提供,附授权代身份证复印件)

3.本询价通知第二条供应商资质要求的相关承诺以及其他证明材料和证书(承诺为原件材料;证明、证书为复印件加盖供应商单位公章,原件备查);

4.报价表(加盖供应商单位公章,并经法定代表人或其授权代表签字);

5.本项目的联系人、固定电话、手机、传真;

6.供应认为必需的其它文件或材料

响应文件应按上述顺序装订成册,并由供应商的法定代表人或其授权代表签名并加盖单位公章(骑缝章)。本次响应文件有效期为100天。

以上响应文件一式叁份(一正贰副,在响应文件封面上标注)。供应商应将响应文件正本和所有副本密封后,由供应商的法定代表人或其授权代表在外封袋上签名并加盖供应商单位公章。响应文件应在2017年6月22日9时30分之前密封报送到泰州市济川东路泰州学院行政办公楼D1128室。

八、评定成交的标准

1.询价小组应当从通过资格审查的供应商中按质量和服务均能满足采购文件实质性要求,且报价最低的原则确定成交供应商;

2.如出现两个或两个以上实质性响应采购文件要求且报价均为最低的供应商,则按签到顺序进行抽签确定成交供应商。

九、保证金

1.投标保证金金额:人民币叁仟元整

2.投标保证金在上交投标材料时当面将现金装进自行准备的信封密封,并在密封处加盖本单位公章,在信封醒目处写上投标单位和投标人姓名。未中标单位,在评标结束后立即退还保证金;中标方将投标保证金交至学校财务处,转为履约保证金。

3.保证金收款单位:泰州农行海陵支行

开户名:泰州市财政局

账号:201101040058888

4.投标保证金不予退还的情形:

(1)供应商在投标有效期内撤回其投标的;

(2)供应商提供的有关资料、资格证明文件被确认是不真实的;

(3)成交供应商在规定期限内因自身原因未能按本文件要求与采购人签订合同的;

(4)供应商在本次投标中,有违法违规行为被查实的。

成交供应商有上述情形之一的行为的,成交无效,其投标保证金将不予退还。招标人依照本文件规定另行确定成交供应商或重新询价。若成交供应商在执行合同中有任何不履约行为,视情节,用户可从其履约保证金中取得补偿,不足部分,将依法追究其相应的法律责任。

十、时间及地点

1.投标开始时间:2017年6月22日上午9时

投标截止时间:2017年6月22日上午9时30分

开标时间:2017年6月22日上午9时30分

2.投标、开标地点:泰州学院行政办公楼D1107室。

十一、联系方式:

联系地址:泰州学院行政办公楼D1128室。

联系人:常老师

联系电话:0523-80769112

 

泰州学院

七年六月十五日